Kimberly-Clark está comprometida a proporcionar procesos simples y estandarizados para nuestros proveedores de todo el mundo. Valoramos las relaciones con nuestros proveedores y aspiramos a que sea sencillo hacer negocios con ellos en todas las facetas.

Los equipos de Cuentas por pagar y pagos de Kimberly-Clark aprovechan el suministro global y las estrategias de categorías para impulsar un desempeño que sea el mejor de su clase y proporcionar la ventaja competitiva que Kimberly-Clark necesita para ganar en el mercado.

Nuestro Fuente de pago comienza con los empleados solicitantes en nuestras plantas u oficinas, y se facilita cuando las órdenes de compras se aprueban y envían a nuestros proveedores. Una vez que la orden de compra se ha completado, Kimberly-Clark valida el recibo de la misma junto con la factura para iniciar el proceso pago oportuno.

El uso de una orden de compra (PO) es una política estándar de Kimberly-Clark y un método obligatorio para comunicar nuestro compromiso con la adquisición de materiales y servicios. Para ayudarnos a cumplir nuestros compromisos de pago, a los proveedores se les proporcionan las siguientes pautas sobre los requisitos para las PO.

Nuestro portal STP para proveedores permite el intercambio de documentos electrónicos de PO, confirmaciones de ordenes de compras (POA), avisos de envíos avanzados (ASN) y facturas, con visibilidad las 24 horas del día, los 7 días de la semana del estado del pago, a través de la tecnología segura basada en el portal.

Nuestros requisitos para las PO facilitan un proceso de pago optimizado para nuestros proveedores:

• Nuestros proveedores deben tener una orden de compra (PO) de Kimberly-Clark antes de comenzar el trabajo o envío de bienes.
• Si una PO contiene información incorrecta o incompleta, NO la complete; comuníquese con su encargado de Compras para asegurarse de que la PO sea correcta antes de confirmarla.
• Kimberly-Clark debe aprobar cualquier variación de cantidades de la PO o sustitución de materiales antes de enviarlos.
• Las PO deben confirmarse antes de la facturación.
• Los proveedores deben confirmar todas las PO al presentar una Confirmación de órdenes de compra (POA) a través del Portal STP para proveedores o del sistema por el cual se haya recibido la PO.
• Se debe informar a Kimberly-Clark sobre cualquier cambio en el número de identificación tributaria, información bancaria, persona de contacto, dirección de la compañía, dirección de correo electrónico, número de teléfono o número de fax del proveedor.
• La correspondencia con respecto a una PO que se reciba a través del Portal STP para proveedores debe presentarse a través de este.

Para asegurar el procesamiento de pagos a tiempo, los proveedores deben estar atentos para presentar sus facturas en el mes correspondiente y a través de los canales establecidos por Kimberly Clark. Ya sea facturación electrónica o física a menos que se indique otro modo conforme a los requisitos normativos.

Todas las facturas deben incluir un número de Orden de Compra (PO) válido de Kimberly-Clark, ya que si no se incluye se retrasará el procesamiento del pago. No envíe copias adicionales de sus facturas por los canales establecidos ya que las copias innecesarias de facturas retrasarán el pago.

Para las facturas Exentas de Orden de Compra el Proveedor debe indicar en su facturación el nombre de la persona de Kimberly Clark solicitante del bien o servicio así como el Número de centro de costos que dicha colaborador debe indicarle.

Los proveedores deben seguir nuestros requisitos de facturación que se describen a continuación, así como cualquier requisito de presentación de facturas específicos de cada región.

Cómo enviarnos sus facturas

Los proveedores deben presentar todas las facturas a través de los canales establecidos por Kimberly Clark para documentos Electrónicos o Físicos. Las facturas deben enviarse según las instrucciones en la orden de compra.

En algunos casos predeterminados, las facturas pueden enviarse a través de un método alternativo. Su asesor o contacto de Kimberly Clark puede ayudarlo a elegir el mejor método de envío.

Nuestro portal de STP para proveedores permite recibir y gestionar documentos electrónicos, confirmaciones de órdenes de compras, avisos de envíos y facturas, con visibilidad las 24 horas del día, los 7 días de la semana del estado del pago, a través de tecnología segura basada en el portal.

Las especificaciones de facturación Electrónica siguen formatos estándar como XML.

Los proveedores deben presentar todas las facturas en el Portal del proceso Fuente de pago para proveedores de Kimberly-Clark. Las facturas deben enviarse según las instrucciones en la orden de compra.

Todas las facturas deben incluir lo siguiente:

• Un número de Orden de Compra de Kimberly-Clark válido.
• Fecha de la factura: no cree una factura antes de que se envíen los bienes o se brinde el servicio.
• Cantidad, moneda, precio por unidad y unidad de medida (UOM): que coincidan con los datos de la Orden de Compra.
• El nombre de la compañía del proveedor y la dirección del destinatario: que coincidan con los datos de la Orden de Compra.
• Descripción del material o servicio brindado.
• Número de material de Kimberly-Clark tal como se muestra en la Orden de Compra junto con una descripción del producto.
• Si corresponde, la fecha del servicio o de envío y el número de “Bill of Lading”.

Otros requisitos:

• Se permite una Orden de Compra por factura: las facturas con más de una Orden de Compra serán rechazadas.
• El número de línea de la Orden de Compra en la factura debe coincidir con el número de línea de la Orden de Compra.
• Todas las facturas deben estar a nombre de Kimberly-Clark según se indica específicamente en la Orden de Compra.
• Los números de las facturas deben ser únicos y no tener más de 16 caracteres.
• Todas las facturas por servicios deben incluir detalles y documentación de respaldo relacionados con el servicio brindado.

Requisitos de flete:

• Si es pre pagado y facturado de vuelta a Kimberly-Clark, la documentación de respaldo debe estar incluida con la factura.
• Los cargos de flete deben facturarse en una línea separada.

Requisitos únicos de presentación de facturas específicas de una región:

• Norteamérica
• Asia-Pacífico
• Europa, Medio Oriente y África
• Latinoamérica

Kimberly-Clark se enfoca en los métodos de pago automatizados seguros y protegidos. A través del Portal del Proceso Fuente de pago (STP) para Proveedores, los proveedores inscritos tienen una visibilidad en tiempo real del estado de sus pagos.

Pagos por Transferencia

La recepción de pagos a través de transferencias electrónicas de fondos, proporciona una recepción segura y a tiempo, además de un proceso de aplicación automatizado.

Pagos por medio de Supply Chain Finance

Los proveedores pueden tener la opción de recibir pagos por medio del programa de Supply Chain Finance o SCF. Mediante este programa el proveedor obtiene efectivo a corto plazo mientras que optimiza su capital de trabajo.

Beneficios de SCF

• Eficiencia: acceso rápido a sus cuentas por cobrar tan pronto como los bienes / servicios sean aprobados y registrados contablemente en nuestro sistemas. Una vez que se envíe la factura a Kimberly Clark en los canales autorizados, los proveedores pueden recibir el pago en menor tiempo y ya no están sujetos a condiciones de pago prolongadas.
• Control de flujo de efectivo: los proveedores tienen el control de su flujo de efectivo, lo que facilita sus estimaciones y le da flexibilidad para toma de decisiones.
• Calificación crediticia: los proveedores no se ven obstaculizados por sus calificaciones crediticias.
• Flexibilidad: los pagos bajo este programa pueden ser utilizados para satisfacer las necesidades de flujo de efectivo.