Kimberly-Clark s’engage à fournir des processus transactionnels simples et normalisés à ses fournisseurs du monde entier. Nous apprécions nos relations avec nos fournisseurs et nous nous efforçons d’être un partenaire avec qui il est facile de faire affaire dans tous les domaines.

Les équipes d’approvisionnement de Kimberly-Clark tirent profit des stratégies d’approvisionnement mondial et de catégories pour favoriser l’atteinte de la plus haute performance de l’industrie en matière d’approvisionnement et d’offrir l’avantage concurrentiel dont Kimberly-Clark a besoin pour réussir sur le marché.

Notre processus Procure-to-Pay commence avec les réquisitions dans nos usines ou bureaux et est facilité par l’approbation et la livraison des bons de commande à nos fournisseurs. Une fois qu’un bon de commande a été honoré, Kimberly-Clark valide la réception et, à la réception d’une facture valide, déclenche un paiement en temps opportun.

L’utilisation de bons de commande est une politique standard de Kimberly-Clark et une méthode requise pour communiquer notre engagement à acheter du matériel et des services. Pour nous aider à respecter nos engagements de paiement, nous fournissons aux fournisseurs les lignes directrices suivantes concernant les exigences des bons de commande.

Notre portail des fournisseurs P2P permet l’échange de documents électroniques comme des bons de commande, des accusés de réception de bons de commande (ARBC), des avis préalables d’expédition (APE) et des factures, le tout avec une visibilité en tout temps sur l’état de vos paiements grâce à une technologie basée sur un portail sécurisé.

Nos exigences en matière de bons de commande permettent un processus de paiement simplifié pour nos fournisseurs :

• Nos fournisseurs sont tenus d’avoir un bon de commande Kimberly-Clark avant le début des travaux ou la livraison des marchandises.
• Si un bon de commande contient des renseignements inexacts ou incomplets, n’honorez PAS le bon de commande et communiquez avec votre responsable de l’approvisionnement pour vous assurer que le bon de commande est exact avant de le confirmer.
• Kimberly-Clark doit approuver tout écart de quantité par rapport à la commande ou toute substitution de matériel avant l’expédition des articles.
• Les bons de commande doivent faire l’objet d’un accusé de réception avant la facturation.
• Les fournisseurs doivent accuser réception de tous les bons de commande en soumettant un ARBC par l’entremise du portail ou du système des fournisseurs P2P à partir duquel le bon de commande a été reçu.
• Kimberly-Clark doit être informée de tout changement apporté au numéro d’identification fiscale, aux renseignements bancaires, à la personne-ressource, à l’adresse de l’entreprise, à l’adresse courriel, et au numéro de téléphone ou de télécopieur du fournisseur.
• Les correspondances concernant un bon de commande reçu par l’intermédiaire du portail des fournisseurs P2P doivent être envoyées par l’intermédiaire de ce portail.

Afin d’assurer un traitement rapide des paiements, les fournisseurs doivent veiller à soumettre leurs factures en utilisant la méthode appropriée. La facturation électronique (e-Invoicing) par EDI ou le portail des fournisseurs P2P sont les méthodes de réception des factures privilégiées par Kimberly-Clark, sauf indication contraire dictée par les exigences réglementaires.

Toutes les factures doivent comporter un numéro de bon de commande Kimberly-Clark valide, car le défaut d’inclure ce numéro sur les factures retardera le traitement du paiement. N’envoyez pas de copies supplémentaires d’une facture par la poste, par courriel ou par télécopieur. Les copies de factures inutiles retarderont le paiement.

Les fournisseurs sont tenus de se conformer à nos exigences en matière de facturation ci-dessous, ainsi qu’à toutes les exigences de soumission de factures propres à une région.

Comment nous envoyer une facture

Les fournisseurs sont tenus de soumettre toutes leurs factures par voie électronique au moyen de l’échange de données informatisées (EDI) ou de notre portail des fournisseurs Procure-to-Pay (P2P) de Kimberly-Clark. Les factures doivent être envoyées conformément aux instructions figurant sur le bon de commande.

Dans de rares cas prédéterminés, les factures peuvent être reçues par une autre méthode. Votre agent d’approvisionnement Kimberly-Clark peut vous conseiller sur la meilleure méthode de livraison.

Notre portail des fournisseurs P2P permet l’échange de documents électroniques pour les bons de commande, les accusés de réception de bons de commande (POA), les avis préalables d’expédition (ASN) et les factures, avec une visibilité en tout temps sur l’état des paiements grâce à la technologie du portail sécurisé.

Les spécifications de facturation pour l’EDI suivent les formats standard, y compris EDI 810, XML et CSV.

Cliquez ici pour une liste complète des exigences en matière de facturation. 

Les fournisseurs sont tenus de soumettre toutes leurs factures par voie électronique au moyen de l’échange de données informatisées (EDI) ou de notre portail des fournisseurs Procure-to-Pay (P2P) de Kimberly-Clark. Les factures doivent être envoyées conformément aux instructions figurant sur le bon de commande.

Toutes les factures doivent inclure :

• un numéro de commande Kimberly-Clark valide;
• la date de facturation (ne pas facturer avant l’expédition des biens ou la prestation des services);
• la quantité, la devise, le prix par unité et l’unité de mesure (correspondant à la commande);
• le nom de l’entreprise et l’adresse de paiement du fournisseur (correspondant au bon de commande);
• la description du matériel ou du service;
• le numéro de matériau Kimberly-Clark tel qu’indiqué sur le bon de commande (doit également figurer sur le bordereau de marchandises et sur les connaissements, avec une description du produit);
• s’il y a lieu, la date du service ou de l’expédition et le numéro de connaissement.

Autres exigences :

• un seul bon de commande autorisé par facture (les factures contenant plus d’un bon de commande référencé seront rejetées);
• le numéro de ligne du bon de commande sur la facture doit correspondre au numéro de ligne sur le bon de commande;
• toutes les factures doivent être facturées à l’entité Kimberly-Clark comme indiqué spécifiquement sur le bon de commande;
• les numéros de facture doivent être uniques et ne pas comporter plus de 16 caractères;
• toutes les factures de services doivent être accompagnées de renseignements et de documents à l’appui concernant les services rendus.

Exigences de transport :

• si le transport est prépayé et facturé à Kimberly-Clark, la facture doit être accompagnée de documents justificatifs;
• les frais de transport doivent être facturés sur une ligne distincte.

Exigences uniques de soumission de factures propres à la région :

• Amérique du Nord
• Asie-Pacifique
• Europe, Moyen-Orient et Afrique
• Amérique latine

Kimberly-Clark se concentre sur l’utilisation de méthodes de paiement automatisées et sécurisées. Par le biais du portail des fournisseurs Procure-to-Pay, les fournisseurs inscrits ont une visibilité en temps réel sur l’état de leurs paiements. Nos options de paiement approuvées à l’échelle mondiale comprennent les paiements électroniques ou les paiements par carte.

Paiements par transfert électronique de fonds

La réception des paiements par transfert électronique de fonds (TEF) assure une réception sécuritaire et opportune des paiements et un processus automatisé de demande de paiement. Plus de renseignements sont disponibles pour ce mode de paiement en Amérique du Nord.

Paiements par carte

En Amérique du Nord, les fournisseurs peuvent avoir la possibilité de recevoir le paiement par carte de crédit sécurisée. Bien que les paiements par carte puissent être assortis de frais, ces frais peuvent être compensés par d’autres avantages.

• Carte d’achat – Les fournisseurs reçoivent un paiement immédiat au moment de la commande.
• Paiement par carte de crédit à usage unique – Kimberly-Clark fournit au fournisseur un numéro de carte de crédit à usage unique sécurisé qui est à son tour débité. Les fournisseurs apprécient cette option de paiement en raison de la facilité d’utilisation avec des activités de transaction réduites et un paiement plus rapide reçu à partir d’une autorisation de paiement par carte virtuelle.

Pour déterminer si vous êtes admissible à l’une ou l’autre option de carte, demandez à votre personne-ressource de Kimberly-Clark de confirmer auprès du service de l’approvisionnement.